Manajemen Risiko Keselamatan dan Keamanan Perjalanan

pengantar

Jika Anda ingin mempelajari tentang mengelola keselamatan dan keamanan pelancong korporat Anda, maka Anda perlu membaca laporan ini.

Secara khusus kami akan membahas persiapan, analisis, manajemen, pemantauan, dan respons dari program manajemen risiko perjalanan yang aktif dan sukses.

Setelah membaca artikel ini, Anda harus mengetahui cara mencegah atau memprediksi sekitar 90% risiko perjalanan dan segera mengambil tindakan untuk meningkatkan program Anda sendiri.

Menerapkan strategi manajemen risiko perjalanan yang sukses dapat menjadi salah satu tindakan korporasi yang paling mudah tetapi paling sulit untuk dilakukan.

Terlalu banyak waktu yang terbuang untuk berfokus pada area yang salah untuk penilaian dan implementasi, sehingga hanya sedikit cakupan area utama yang menjadi perhatian.

Di sini kami akan menyederhanakan proses untuk tindakan atau perbandingan segera.

Persiapan

Persiapan adalah langkah utama dan kunci untuk semua program, baik matang maupun berkembang. Setiap dan semua informasi yang dikumpulkan, terutama data, harus dikonsolidasikan untuk memastikan konsistensi dan akurasi.

Mengatasi “silo” mental dalam organisasi juga penting untuk konsolidasi.

Maksud, kemajuan, dan resolusi harus dikomunikasikan kepada semua pemangku kepentingan di media seefektif mungkin.

Manajer tidak boleh membatasi diri pada media yang lebih tradisional tetapi juga memasukkan penawaran media sosial populer.

Pesan atau konten utama harus dapat dilacak atau setidaknya dapat dikenali untuk memastikan informasi yang berpotensi menyelamatkan nyawa tidak hilang di kotak masuk email perusahaan yang luas atau salah diberi label sebagai spam.

Setiap tonggak utama dan perubahan perlu didokumentasikan, dinilai dan diikuti disalurkan ke dalam rencana komunikasi.

Waktu yang dihabiskan untuk persiapan yang efektif jarang terbuang dan akan terbayar, sepanjang siklus hidup program.

Contoh-Persiapan

Sebuah perusahaan konsultan yang relatif kecil, memahami bahwa mereka memiliki investasi yang signifikan dalam staf konsultan mereka, mampu mengembangkan dan menerapkan strategi manajemen risiko perjalanan kelas dunia yang efektif dalam hitungan minggu.

Melalui fase persiapan dan pemetaan yang terstruktur dengan baik, mereka mampu memecahkan masalah yang secara konsisten didorong mundur karena mereka selalu menganggap tugas itu tidak dapat diatasi.

Analisis

Analisis semua komponen utama yang terkait dengan perjalanan perusahaan harus dilakukan.

Penjelajah

Pertama dan terpenting adalah para pelancong itu sendiri.

Profil dan rating setiap wisatawan perlu dikembangkan.

Pertanyaan tentang kesehatan, pengalaman, pengetahuan, fungsi, dan bahkan persiapan adalah persyaratan dasar untuk setiap profil ancaman wisatawan.

Dengan informasi ini, manajer akan berada dalam posisi yang lebih baik untuk membuat penilaian yang akurat tentang risiko keseluruhan dari setiap perjalanan.

Lokasi

Lokasi yang dikunjungi adalah elemen kedua.

Ancaman sangat bervariasi dari satu lokasi ke lokasi lain Hotels In Harris dan peringkat umum tidak berguna jika didasarkan pada kerentanan yang diketahui.

Perjalanan ke kota besar yang maju memerlukan pertimbangan perencanaan yang berbeda dari lokasi terpencil di negara berkembang.

Kota yang berbeda di negara yang sama mungkin juga memiliki masalah ancaman yang sangat berbeda.

Aktivitas

Selanjutnya adalah aktivitas yang akan dilakukan oleh traveler.

Konferensi, tur pabrik, ekspedisi, atau pertemuan klien semuanya memiliki ancaman dan pertimbangan perencanaan yang berbeda dan tidak ditangani secara memadai dengan pendekatan “satu ukuran cocok untuk semua”.

Dukung

Selain itu, tingkat dukungan yang diberikan wisatawan juga diperhatikan.

Ini bukan hanya opsi dukungan organik seperti dukungan internal dan penyedia tetapi juga layanan darurat, infrastruktur, dan sebagainya.

Waktu yang dibutuhkan ambulans untuk merespons dapat mengubah insiden “rutin” menjadi pertemuan yang berpotensi fatal.

Penilaian dan akses ke dukungan harus mencakup situasi rutin dan darurat.

Ancaman

Akhirnya, semua ancaman yang diketahui atau yang ada perlu dinilai.

Anda tidak pernah tahu segalanya tetapi daftar periksa keseluruhan dan penilaian dampak/hasil potensial perlu dilakukan untuk menyelesaikan proses jika diharapkan hasil yang konsisten dan terukur.

Banyak faktor ancaman mungkin musiman atau bervariasi sepanjang bulan atau perjalanan wisatawan.

Contoh-Analisis

Karena tantangan ekonomi yang berubah, perusahaan menengah ditekan untuk mencari bisnis baru di pasar negara berkembang dan negara berkembang.

Sampai saat ini mereka selalu enggan memasuki pasar seperti itu karena persepsi mereka tentang risiko.

Mengikuti analisis yang terstruktur dan tidak terlalu dangkal, mereka dapat sepenuhnya menghargai ancaman yang sebenarnya dan memisahkan elemen-elemen yang lebih emosional.

Setelah berkonsultasi dengan manajer dan pelancong, mereka berhasil memperluas pasar mereka dan mencari bisnis baru dengan persaingan yang lebih sedikit karena pesaing mereka terus kurang pemahaman dan persiapan untuk berhasil mengejar peluang yang berpotensi menguntungkan.

Pengelolaan

Ancaman terbesar terhadap persiapan dan analisis adalah program yang tidak diawasi atau tidak dikelola setelah pelancong memulai perjalanan.

Kepemilikan harus ditunjukkan dan manajemen aktif pelancong dari gerbang keberangkatan ke gerbang kembali diperlukan.

Ini harus dilakukan dengan frekuensi upaya dan komunikasi untuk memastikan wisatawan merasa didukung dan manajemen memiliki potensi untuk perubahan dan intervensi.

Fase ini adalah maraton dan bukan sprint.

Manajemen program yang sukses membutuhkan konsistensi dalam hal frekuensi.

Pendekatan yang relatif standar perlu diterapkan pada situasi serupa untuk tujuan efisiensi, produktivitas, keamanan, dan pengendalian biaya.

Dukungan nyata diperlukan baik di dalam grup manajemen tetapi juga kepada semua pemangku kepentingan yang teridentifikasi seperti manajemen perjalanan, keamanan, pelancong, keluarga, dll.

Contoh-Manajemen

Sebuah perusahaan dengan puluhan ribu personel perjalanan berhasil mengelola risiko dan tuntutan perjalanan hanya dengan segelintir orang.

Sistem dan mekanisme dukungan mereka cukup adaptif untuk mendukung kebutuhan individu tetapi cukup otomatis Arthur’s Cafe untuk memastikan efisiensi dengan menjaga jumlah karyawan pada tingkat yang optimal dan minimal sambil memanfaatkan teknologi.

Strategi keseluruhan mereka tidak dikelola oleh satu departemen tetapi semua departemen dan pemangku kepentingan bekerja secara kolektif di setiap tahap dari keberangkatan hingga kembalinya wisatawan ke kantor atau tempat tinggal mereka.

Pemantauan

Pemantauan adalah kelemahan bagi sebagian besar program manajemen risiko perjalanan.

Diperlukan pemantauan terus menerus terhadap acara dan kegiatan, baik yang dilakukan oleh wisatawan atau fungsi pendukung yang lebih tinggi seperti SDM atau keamanan.

Peristiwa taktis (yang terjadi di dekat rute perjalanan) harus diperiksa secara teratur.

Peristiwa ini adalah yang paling mungkin menyebabkan gangguan atau bahaya dan harus menjadi prioritas upaya.

Peristiwa yang lebih luas atau perkembangan yang lebih strategis juga perlu dipantau untuk perubahan yang akan berdampak pada pelancong atau kelompok pelancong.

Peristiwa taktis meliputi demonstrasi, badai, kekerasan dan sejenisnya sedangkan peristiwa strategis meliputi perubahan visa, kerusuhan politik, krisis kesehatan dan sebagainya.

Perjalanan sebenarnya yang dilakukan oleh wisatawan harus ditinjau secara berkala atau diotomatisasi untuk melaporkan dan menanggapi peristiwa dan ancaman gangguan.

Akhirnya, individu tersebut perlu dipantau melebihi kinerja dan persyaratan pelaporan yang biasa untuk memastikan bahwa kesehatan dan kesejahteraan mereka dipertahankan atau tidak berubah.

Contoh-Pemantauan

Banyak perusahaan telah menghindari krisis dan mempertahankan produktivitas dengan memantau perkembangan peristiwa.

Perubahan cuaca, pemogokan, penundaan penerbangan, dan bahkan hari libur umum dapat terjadi dalam waktu singkat dan di luar doktrin kebijakan standar.

Dengan menjaga “jari pada denyut nadi” dengan pemantauan aktif, perusahaan-perusahaan ini memaksimalkan biaya perjalanan mereka dan memastikan para pelancong mereka sangat produktif dan efisien.

Perusahaan yang kurang waspada yang memungkinkan proses menjadi kebijakan statis dan pengetahuan yang ketinggalan zaman terpaksa menghabiskan lebih banyak atau mengalami penundaan yang tidak perlu.

Tanggapan

Hal buruk selalu terjadi pada orang baik.

Tidak ada rencana yang lengkap tanpa kapasitas respons untuk mendukung wisatawan yang terkena dampak.

Rencana dan langkah-langkahnya harus sangat sederhana dan jelas sehingga dapat diingat dalam situasi terburuk.

Rencana tersebut harus adaptif dan sederhana dalam pelaksanaannya sehingga dapat dibangun di atas kompleksitas dan konten setelah aktivasi awal atau meminta bantuan.

Rencana mungkin jarang dipanggil tetapi harus memiliki konsistensi dalam aplikasi dan kemampuan.

Semua lokasi, aktivitas, individu, dan ancaman perlu dipertimbangkan dan dimasukkan ke dalam rencana respons.

Di atas segalanya, rencana tersebut harus tepat waktu dalam pelaksanaannya.

Wisatawan atau manajer yang stres dan terpengaruh harus mendapatkan dukungan dan kolaborasi yang mereka butuhkan dalam waktu sesingkat mungkin.

Sementara perencanaan dan persiapan dapat diukur dalam hari, minggu atau bulan, tanggapan harus dinilai dalam menit dan jam tergantung pada kebutuhan.

Sebagian besar perusahaan menyadari ini bukan kompetensi inti mereka dan oleh karena itu beberapa atau semua fungsi ini dialihdayakan untuk pengembalian dan pengembalian maksimum.

Contoh-Respon

Seorang “wisatawan berpengalaman” dari institusi akademik terkenal menjadi tidak sehat saat bepergian untuk tujuan kerja.

Meskipun memiliki pengalaman dan senioritas bertahun-tahun di institusi tersebut, mereka sebenarnya memiliki sedikit pengetahuan atau pengalaman tentang layanan medis darurat atau pendukung di mana mereka berada ketika mereka sakit.

Sebagai akibat dari pilihan yang buruk, kurangnya pengetahuan, tidak ada dukungan, integrasi terbatas ditambah dengan serangkaian tantangan lokal, individu sedang sekarat.

Hanya melalui tindakan cepat dan sukses dari pasangan yang peduli, yang melibatkan proses yang jauh lebih terorganisir dengan hasil yang dapat diprediksi, individu menerima perawatan dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyelamatkan hidup mereka dan memulai proses pemulihan yang panjang.

Sebaliknya, satu perusahaan mengalami beberapa insiden serupa dalam satu bulan, tetapi tidak sekali pun pelancong mereka ditempatkan pada risiko yang begitu besar, menderita biaya yang tidak terkendali atau kehilangan produktivitas secara langsung untuk jangka waktu yang lama.

Ini semua karena kapasitas respons yang berhasil dan terukur jika dan saat dibutuhkan.

Ancaman Keselamatan dan Keamanan Perjalanan Utama-Lokasi dan Acara

Sebagian besar insiden yang berdampak negatif terhadap wisatawan terjadi di bandara, di jalan, akomodasi, lokasi kantor/bisnis, lokasi sosial/rekreasi atau sebagai akibat dari perubahan dinamis.

Bandara

Bandara harus dimasukkan dalam rencana aksi atau strategi dukungan apa pun karena merupakan langkah pertama/terakhir dari semua perjalanan dan cenderung mengakibatkan penundaan dan gangguan mulai dari penundaan penerbangan hingga penargetan penjahat kecil.

Akomodasi

Akomodasi dari semua jenis harus dievaluasi dan dimasukkan dalam komunikasi tanggapan dan saran yang tepat waktu.

Gerakan Berjalan

Pergerakan jalan tetap yang paling umum dan yang terbesar untuk konsekuensi mematikan. Tingkat kecelakaan kendaraan bermotor sangat bervariasi dari satu negara ke negara lain.

Lokasi

Lokasi kegiatan usaha dalam rencana perjalanan merupakan lokasi dampak terkecil tetapi termasuk permintaan.

Kegiatan Sosial dan Kenyamanan

Sering diabaikan dengan hasil yang tragis adalah lokasi sosial atau rekreasi.

Elemen ini kemungkinan besar tidak tertulis tetapi memiliki tingkat insiden dan peristiwa tinggi yang berdampak negatif pada wisatawan.

Perubahan

Apa yang konstan dengan perjalanan adalah perubahan.

Pemilu, kejahatan kekerasan, penyerangan, dan peristiwa berita besar lainnya menciptakan perubahan dan potensi kekhawatiran, baik yang terkena dampak langsung maupun tidak langsung.

Perencana dan manajer perlu memasukkan dinamika ini ke dalam rencana untuk pemantauan, respons, dan komunikasi yang konstan.

Menutup

Sebagian besar setuju bahwa perjalanan secara inheren berisiko atau penuh dengan ancaman tetapi jauh lebih sedikit yang benar-benar melakukan apa pun tentang manajemen risiko perjalanan karena mereka tidak tahu harus mulai dari mana atau menganggap tugas itu terlalu menakutkan.

Seperti yang Anda lihat, relatif mudah untuk menangkap 90% masalah dan mengelola risiko dalam beberapa langkah sederhana.

Dengan proses yang konsisten dan metodis, termasuk persiapan, analisis, manajemen, pemantauan, dan respons, Anda juga dapat memiliki program manajemen risiko perjalanan kelas dunia.

Sebagian besar peristiwa dan kekhawatiran terjadi di dalam dan di sekitar bandara, akomodasi, relokasi, lokasi kantor/bisnis, pergantian, dan lokasi rekreasi sosial.

Sekarang Anda mengetahui area fokus utama yang informasinya Anda miliki dan rencanakan untuk memulainya sekarang.

Bahkan jika Anda sudah memiliki rencana dan strategi, Anda dapat membandingkan pendekatan Anda sendiri dengan informasi yang dikumpulkan dari data empiris bertahun-tahun, ribuan insiden dan wawasan dari ribuan perusahaan mulai dari perusahaan rintisan kecil hingga beberapa perusahaan multinasional terbesar di seluruh dunia.

Peringatan perjalanan dan Anda benar-benar bepergian dengan aman.